La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como esta.La ficha Archivo
![Menú Archivo](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/menu_archivo.gif)
Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
Contiene dos tipos básicos de elementos:
- Los que muestran un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superfície de la ventana Excel. Como Información o Imprimir.
Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. El color permanecerá al hacer clic para que sepas qué panel está activo.
- Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde claro. El color sólo permanece mientras el cursor está encima, ya que al hacer clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre de la acción en su barra de título.
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaña.
Las barras
![bola](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
![barra de titulo](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/b_titulo_excel.gif)
![boton minimizar](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/boton_minimizar_excel.gif)
![boton restaurar](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/boton_maximizar_excel.gif)
![boton cerrar](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/boton_cerrar_aplicacion.gif)
![bola](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
![barra menú](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/b_menu_excel.gif)
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar
![Guardar](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/boton_guardar.gif)
![Imprimir](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/boton_deshacer.gif)
![Deshacer](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/boton_rehacer.gif)
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opción y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos....
![Personalizar barra](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/pers_barra.gif)
La cinta de opciones
![Banda de opciones](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/cinta_opciones.gif)
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.
Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos.
![Banda de opciones](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/banda_opciones_alt.gif)
- Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma de flecha, que encontrarás en la zona derecha superior .
![bola](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
![barra formulas](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/b_formula_excel.gif)
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo veremos más adelante.
![bola](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
![barra etiquetas](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/b_etiqueta_excel.gif)
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
![bola](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
![barra desplazamiento](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/b_desplazamiento_excel.gif)
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
![bola](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
![Barra de estado](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/barra_estado.gif)
Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más adelante.
Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.
Conceptos de Excel
Aquí podrás encontrar los conceptos más básicos que utiliza Excel. Para entender mejor cada uno de los conceptos explicados te aconsejamos abrir otra ventana con Excel y comprobarlo.Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Libro1 - Microsoft Excel.
![barra titulo](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/b_titulo_excel.gif)
Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
![barra etiquetas](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/b_etiqueta_excel.gif)
Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
![columna C marcada](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/columna.gif)
![fila 4ª marcada](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/fila.gif)
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más adelante veremos las distintas formas de definir un rango.
2.2. Movimiento rápido en la hoja
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.![](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
MOVIMIENTO | TECLADO |
---|---|
Celda Abajo | FLECHA ABAJO |
Celda Arriba | FLECHA ARRIBA |
Celda Derecha | FLECHA DERECHA |
Celda Izquierda | FLECHA IZQUIERDA |
Pantalla Abajo | AVPAG |
Pantalla Arriba | REPAG |
Celda A1 | CTRL+INICIO |
Primera celda de la columna activa | FIN FLECHA ARRIBA |
Última celda de la columna activa | FIN FLECHA ABAJO |
Primera celda de la fila activa | FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO |
Última celda de la fila activa | FIN FLECHA DERECHA |
![](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
![Ir a](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/ir_a.gif)
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.
Movimiento rápido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra
de etiquetas.
![barra etiquetas](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/b_etiqueta_excel.gif)
Observarás como en nuestro caso tenemos
3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa,
es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña
cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás
a trabajar con dicha hoja.
Si el número de hojas no caben en la barra
de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda
de dicha barra para visualizarlas:
![botón primera hoja](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/hoja_1_excel.gif)
![botón hoja anterior](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/hoja_ant_excel.gif)
![botón hoja siguiente](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/hoja_sig_excel.gif)
![boton última hoja](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/hoja_ult_excel.gif)
Una vez visualizada la hoja a la que queremos
acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.
Si todas las hojas del libro de trabajo
caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.
También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO | TECLADO |
---|---|
Hoja Siguiente | CTRL+AVPAG |
Hoja Anterior | CTRL+REPAG |
2.4. Introducir datos
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
![ejemplo](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/intro_excel.gif)
![](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
![](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
![](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
![botón correcto](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/aceptacion_excel.gif)
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar
![botón cancelar](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/cancelacion_excel.gif)
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.
![](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
2.5. Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Introducir
![botón correcto](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/aceptacion_excel.gif)
Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar
![botón correcto](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/cancelar_excel.gif)
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.
En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
![](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
![](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
2.7. Errores en los datos
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.![pantalla error](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/error_mensaje_excel.gif)
![](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
Dependiendo del error, mostrará un mensaje u otro.
![](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
![aviso error](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/error_excel.gif)
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como
![información error](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/error1_excel.gif)
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:
![información error](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/error2_excel.gif)
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no, podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.
![](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como:
![error valor](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/comentario2_excel.gif)
Operaciones con archivos
Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel. Básicamente todas estas operaciones se encuentran en el menú Archivo.3.1. Guardar un libro de trabajo
Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:
1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente.
2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobreescribiéndolo.
![](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
Haz clic el menú Archivo y elige la opción Guardar como...
![menú archivo - guardar como...](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/menu_guardarcomo.gif)
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
![cuadro diálogo guardar como](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/guardar_excel.gif)
Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello deberás utilizar el explorador que se incluye en la ventana.
En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.
Y por último haz clic sobre el botón Guardar.
![](http://www.aulaclic.es/excel2010/comunes/orangeball.gif)
Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.
![menú archivo - guardar](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/menu_guardar.gif)
O bien, haz clic sobre el botón Guardar
![botón guardar](http://www.aulaclic.es/excel2010/graficos/boton_guardar.gif)
Si tratamos de guardar un archivo que aún no ha sido guardado nunca, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.
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